Abril 7, 2017

La diferencia entre lo urgente y lo importante

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En primer lugar, gracias a Eva por señalarme en un comentario (con mucho acierto, por lo que he podido investigar) que resulta difícil a menudo diferenciar entre las tareas importantes y las urgentes en el día a día. De ahí ha nacido este artículo.

En productividad, se ha escrito mucho ya sobre cómo tratar cada tipo. No obstante, resulta bastante inútil explicar cómo se debería actuar con las tareas de estas dos clases si no sabemos clasificarlas para empezar. Mea culpa y mil gracias por el aviso.

En realidad, no es una cosa tan complicada pero, si queremos hacerla de manera casi instantánea para no inundar nuestras listas de tareas de líneas completamente inútiles, empecemos por el principio.

Las definiciones

Que no te cuenten batallas, la diferencia es fácil y si dudas en algunos casos, por raros que sean, es que no tienes el concepto completamente claro. Por eso vamos con las definiciones, que son el pilar básico de todo razonamiento.

Tarea urgente

La urgencia es una cualidad asociada al tiempo. Aumenta tanto a medida que te queda menos tiempo para la fecha límite, como en función del volumen de la tarea.

  • Entre dos tareas que requieran el mismo tiempo de realización, la más urgente es la que tenga la fecha límite antes.
  • Entre dos tareas que tengan la misma fecha límite, la más urgente es la que lleve más tiempo hacer.
  • Si se aplaza la fecha límite de una tarea, esta se vuelve menos urgente.
  • Si descubres que una tarea será más larga de lo que pensabas, se volverá más urgente.
  • Una tarea que no tiene fecha límite no será nunca urgente.

Como ves el lenguaje no ayuda. Cuando decimos que una tarea es urgente, lo que queremos decir es que es “muy urgente”, mientras que cuando decimos que una tarea no es urgente, en realidad deberíamos decir que es “poco urgente”.

Desde el momento en que tiene fecha límite, una tarea es como mínimo un poquito urgente.

Tarea importante

La importancia es una cualidad asociada a las consecuencias. Una tarea aumenta su importancia si las consecuencias de fracasar en ella también aumentan. En otras palabras, una tarea es importante solo si las consecuencias que sufriremos al no hacerla son graves.

  • Dos tareas con consecuencias similares, independientemente del volumen de trabajo o dificultad, son igualmente importantes. (Ej: tan importante es escribir un informe como llevarlo a la persona indicada)
  • Entre dos tareas, aunque no se parezcan en nada, la más importante será siempre la que cause efectos más graves en caso de no completarla.
  • Aunque la tarea no cambie, las consecuencias pueden cambiar. Si lo hacen, la importancia de la tarea cambia también (aumenta o se reduce).

¿Cómo diferenciar una tarea urgente de una importante?

Si has entendido bien lo anterior, verás que esta pregunta tan común no tiene sentido. La importancia y la urgencia de una tarea son atributos. Igual que una persona puede ser lista y bajita a la vez, una tarea puede ser urgente e importante simultáneamente.

Además ninguna de estas dos cualidades es o blanco o negro, sino que tienen toda una escala de grises. En un eje tienes la urgencia de la tarea y en otro tienes la importancia. Entre muy urgente y poco urgente existen infinidad de niveles intermedios. Con la importancia pasa lo mismo.

Cómo medir la urgencia

Te voy a dar la medida que utilizo para organizar las tareas de más a menos urgentes. Como te explicaba antes, una tarea es tanto más urgente cuanto más larga sea y cuanto menos tiempo quede para hacerla.

De esto se puede deducir que la tarea menos urgente posible es aquella que se hace instantáneamente (0 segundos) o para la que te queda tiempo infinito (lo que en el mundo real significa: no hay fecha límite).

Con esto en la cabeza, esta es mi medida de la urgencia:

De esto deducimos que todas las tareas estarán entre 0 y 1 significando cada uno:

  • 0: No es urgente ni lo será nunca
  • 1: Debes dedicarle absolutamente todo tu tiempo a esa tarea o no lograrás acabarla antes de la fecha límite

Por último, alguno de vosotros puede que se pregunte: ¿Pero qué pasa si me da que la urgencia es superior a 1? Eso querría decir que el tiempo que te lleva la tarea es más que el que te queda. Como resulta evidente, ya es una tarea imposible.

No malgastes esfuerzos empezando algo que no va a dar resultados o, por el contrario, negocia ampliar la fecha límite.

¿Y la importancia?

La importancia es extremadamente subjetiva, depende absolutamente de ti. No existe medida objetiva.

Sé que esta conclusión puede sonar un poco decepcionante pero en realidad es todo lo contrario, te recomiendo que guardes el control de lo que consideras o no importante constantemente. Si alguien cambia la importancia que le das a cada tarea podría controlar indirectamente lo que haces.

Cuando tu madre quería de pequeño que te comieses un plato de lentejas, te amenazaba con dejarte sin salir a jugar. En nuestro modelo, eso no es ni más ni menos que cambiar el contexto. A la consecuencia de quedarte con hambre se le añadía la de no poder jugar después. Por lo tanto, acababas percibiendo la tarea como más importante. ¿Da miedo visto así, eh? ¡Menos mal que nuestras madres lo hacían porque las lentejas tienen mucho hierro!

Por eso digo que no sólo no te doy un método para ordenar la importancia, sino que te animo a que seas exclusivamente tú el único que la define .

¿Qué opinas?

A parte de las bases, es importante que retengas las conclusiones importantes. Si incluyes este modelo en tu forma de pensar verás algunas decisiones más evidentes a la hora de priorizar tareas.

A menudo también, lo difícil no es tanto diferenciar entre lo urgente y lo importante como el pararse a pensar en ello. Sólo que ahora que tienes todo claro, tanto las definiciones como lo que implica cada cosa, espero que te resulte una tarea más llevadera. ¿Crees que puedes incluirlo en tu organización? Si no tienes muy claro por donde empezar a aplicarlo recuerda que la guía ¿Cómo puedo organizarme? tiene varias ideas de por dónde empezar.

La pregunta es perfectamente legítima. La verdad es que quería hacer algo muy breve y se me hizo imposible al querer dar ejemplos para no dejarlo a medias así que me vi obligado a omitir muchos detalles para abreviar.

La respuesta es no. Absolutamente no. Es un modelo que tengo siempre presente y lo calculo sólo cuando resulta complicado tomar decisiones. La importancia es conocerlo porque te permite ver las tareas de forma diferente. Con este modelo SÍ hay una razón objetiva por la que hacer una tarea antes u otra.

Además si piensas según este modelo te das cuenta enseguida de qué factores son claves para decidir. Si te preguntas qué tarea hacer primero, A o B, el modelo te lleva inmediatamente a la conclusión de “no lo sabré hasta que no pueda estimar cuanto me lleva cada una”. Efectivamente, a veces lo primero que hay que hacer es empezar ambas tareas para tener una visión realista de lo que llevarán.

¿Responde esto a tu pregunta o hay algún detalle que me haya saltado? Y muy buen comentario, es un punto importante.

PD: No obstante, para todos los programas de productividad, este sería uno de los primeros cálculos que implementaría. Es muy positivo ver a cada instante qué tareas tienen riesgo de llegar a su fecha límite si no empezamos ahora.

Iago, que genio, gracias por tu post!

Acá lo único que me queda comentar es que tanto lo urgente como lo importante lo decide uno como vos bien indicas pero también lo boicotea uno mismo. El día a día, el stress y el clima influyen tanto para por ejemplo quedarse tirado en la cama con el aire acondicionado porque nos mata el calor, como para engancharse con una película y no terminar un informe que debemos entregar porque sin darnos cuenta estamos negados… y aquí amigo mío, no hay ecuación que valga. El tercer factor en las matemáticas es nuestra conciencia….=) y no siempre ayuda

Siempre por partes, 1 problema a cada vez. En vez de abrumarnos, aquí está la solución para diferenciar lo urgente de lo importante (y por lo tanto poder decidir centrarnos en lo importante).

Otro problema diferente sería nuestro afán por boicotearnos. Ya para empezar, en las ocasiones que no sea así, la solución anterior será más que suficiente.

En segundo lugar como mencionas, si no nos apetece seguir las reglas y nos aferramos a distracciones y comodidades las ideas del artículo no valen. Pero esa pega es tan aplicable a cualquier artículo de este blog como lo es a la física más exacta. Cuando no queremos arreglar el grifo, por mucho que sepamos cómo el grifo no se arreglará.

No entro en detalles porque sería bastante extenso como tema, pero a mi modo de entender, el problema que señalas tiene mucho que ver con las motivaciones. ¿Por qué quedarme viendo una película en vez de hacer el informe? A mi juicio es porque en algún lado percibo la película como mucho más interesante para mí que el informe. No sé a qué me conduce ni le interés de ese informe y por lo tanto cualquier cosa mínimamente atractiva lo supera en valor.

Si te pasa a menudo ese caso, te invito a cuestionar por qué debes acabar ese informe. Si resulta que realmente no importa te recomiendo seguir viendo la película (¡y quitarte la preocupación de la cabeza!). Si por el contrario, has encontrado la motivación inicial se hará evidente el beneficio que consigues con ello (un salario? una buena relación con el jefe? un día de mañana más descargado?).

Una vez más, encantado de tenerte por el blog y muy interesantes tus cuestiones. ¿Queda(n) respondida(s) la(s) duda(s)?

Buen artículo, Iago. En mi entorno, la urgencia queda un tanto diluida por la prioridad. A la hora de clasificar una tarea, se le asigna una prioridad. En ese caso tanto el concepto de urgencia como el de importancia van de la mano. Muchas veces, una tarea es menos importante y urgente por las consecuencias reales, pero si la encarga un mando directivo con mayor peso, la importancia y la urgencia de su ejecución se vuelven inversamente proporcionales.

Coincido plenamente en todo lo que has comentado, aunque en mi caso, el factor político tiene un peso enorme a esa clasificación.

Triste realidad con la que habrá que aprender a sobrevivir. En cierto modo si las consecuencias para ti de una tarea banal son altas, está acaba siendo efectivamente “importante” aunque su trascendencia para la organización para la que trabajas sea poca.

En fin, paciencia y sigue haciendo la diferencia aunque a veces no se te permita actuar en consecuencia. A nivel personal desde luego, lo recomendable es atender estrictamente a lo importante.

Muy bien bueno … En lo unico que difiero es que cuando tienes dos urgencias y una de ellas tiene la misma fecha limite, es mejor hacer la mas facil o con menor grado de complejidad ya que aqui le ganas tiempo al proceso, terminas una de tus tareas mas rapido y en el tiempo que haces esta tarea puedes buscar mejoras para hacer mas facil o con un mejor proceso esta tarea, y si eres proveedor de un proceso interno puedes mantener trabajando al siguiente proceso y asi avanzar paralelamente con tus urgencias en todos sus procesos en lugar de detener al siguiente proceso por falta de materiales y otro punto es que es mejor terminar una urgencia a no terminar ninguna, porque tambien se da el caso de que se consume tu tiempo por X o Y y no se cumple la meta….

Con todo respeto su servidor y amigo… Saludos.

Hola Jose Paz, no he entendido muy bien a que caso te refieres con “dos urgencias y una de ellas tiene la misma fecha limite”. Si hacías referencia a las tareas con misma fecha límite pero diferente tamaño, tienes que diferenciar el hecho de que una sea más urgente con el hecho de que debamos hacerla primero. De hecho una de las claves de este artículo es demostrar que existen tareas más urgentes que otras, pero NO basta eso como excusa para darles prioridad. Un saludo

•Si dos tareas tienen la misma fecha límite, la más urgente es la que lleve más tiempo hacer.
A este punto en tu escrito es al que me refiero con mi comentario, disculpa por causar la confusion …
Y a eso me referia, si las dos tareas tienen la misma fecha limite, creo que la urgencia es la misma, lo que cambia es la prioridad y la importacia que le vas a dar a cada una de ellas…. Porque la Urgencia esta asociada al tiempo y la importancia a las concecuencias, que es lo que comentas en tu escrito…

Pero es mi muy personal punto de vista, es bueno intercabiar opiniones para entender mejor las situaciones y ver mejor todos los lados de la moneda…. Gracias..

el aprender cada dia me enseña a descubrir cosas que desconocía como esta…me sirvió mucho

QUE IMPRESIONANTE LA CLARIDAD DE TUS EXPLICACIONES .FELICITACIONES.QUERIA ME AYUDARAS A ACLARAR UNA TAREA QUE HICE TE LA CUENTO PARA QUE ME PUEDAS AYUDAR A ACLARAR ALGO QUE NO ME PARECIO BIEN LA CORRECCION QUE ME HICIERON.VIMOS UN VIDEO Y NOS PIDIERON QUE ESCRIBIERAMOS LO MAS IMPORTANTE.YO ESCRIBI 3 CARILLAS Y COMENZE CONTANDO EL VIDEO OMITIENDO MUCHAS COSAS Y TODO LO QUE ESCRIBI PARA MI FUE IMPORTANTE.CUANDO LO PRESENTO ME REMARCAN LO MAS IMPORTANTE EN EL TITULO Y AL FINAL DEL TRABAJO ME PONEN. HICISTE UN RESUMEN DEL VIDEO Y YO DESEABA QUE ESCRIBIERAS LO MAS RELEVANTE.NO TODO. YO DISCREPO PORQUE YO ESCRIBI AUNQUE FUE CONTADO PARA MI LO MAS IMPORTANTE,PERO PERDON MI IGNORANCIA NO FUE UN RESUMEN,NI TAMPOCO ESCRIBI TODO Y ME PARECE QUE RELEVANTE TIENE OTRO SIGNIFICADO.TE AGRADECERIA PUDIERAS AYUDARME ME DEJO MUY MAL LO QUE ME PUSO Y DISCREPO QUIZAS ESTE EQUIVOCADO.ESPERO TU AYUDA GRACIAS.

muchas gracias por tu comentario y por la valoración que haces del blog, me alegra que te resulte útil. Con respecto a tu pregunta, desafortunadamente se escapa del ámbito del blog y de aquello en lo que podría intentar dar algún tipo de opinión fundamentada por lo que sintiéndolo mucho, no estoy capacitado para darte una respuesta. Un saludo.

Excelente artículo. no suelo escribir en los blogs pero esta información realmente es valiosa para quienes hemos buscado por mucho tiempo en internet, en nuestra mente, en libros y otros lados, información o tips que pudieran apoyar en conocer la famosa diferencia entre lo urgente e importante, así como la priorización. Tras leer muchos artículos referentes al tema, llegué a la misma conclusión que Tú, sobre lo importante, es totalmente intrínseco.

Resolver un tema a la vez y no abrumarnos, un excelente consejo. Gracias.

Buscaba alguna presentacion sobre los valores como la puntualidad y llegue aqui, creo que mejor compartire esta informacion tan valiosa con mis compañeros.
Muy interesante el articulo, muchas gracias.

¡Muchas gracias Nestor!

Hola Lago, sabes tengo todas las piezas listas en el mundo que he organizado, pero no puedo entender lo que me detiene, si bien progreso día a día en las tareas que son rutinarias, las que son finitas me detienen muchísimo ( las más simples están todas listas), si decido un día hacer una tarea finita, todas las infinitas (rutinarias) quedan colapsadas, desde hoy trataré de con una rutina diaria flexible, abordar una tarea finita (al menos) y lograrla cuanto antes, te lo había preguntado antes, si no me respondes, sobreentenderé que estas muy ocupado, que no tiene respuesta o que mi pregunta está mal redactada jejej para mi es muy importante la organización, ah cambiado mucho mi vida y gracias por eso lago �� ya no soy multitarea ni muchas otras cosas, ahora soy muchas otras y siento que el universo me sonríe y me vuelve cada vez más afortunado, también he ayudado a gente y la he hecho feliz todo gracias a ti �� si logro solucionar este problema te contaré, puede que algo puedas aprender de mi, quien sabe; saludos que estés bien, a correr!

Hola Matías y muchas gracias por tu comentario. No he entendido la pregunta, puedes reformularla para que pueda intentar responder?

Ok disculpa �� de todas formas creo haber descubierto la solución (aunque no estoy seguro), te lo explicaré por si me puedes ayudar o por si puedes sacar provecho jeje

Podría decirse que ahora el problema de mi organización es que no era fluido, principalmente por este problema (sin considerar algunas variantes) tengo dos tipos principales de tareas:

(“Tareas infinitas”) son aquellas que son parte de mi rutina diaria para lograr mis distintos objetivos, ej: beber 3 litros de agua al día, entretenerme, estudiar o trabajar (les llamo infinitas por que funcionan con muchas repeticiones a lo largo del tiempo hasta lograr un objetivo lejano.

(Tareas finitas) estas son mucho más cortas, y si bien pueden ser parte de un objetivo lejano, son mucho más concretas y no hay necesidad de repetirlas tantas veces a lo largo del tiempo, así seria por ej: soldar una cama y una tabla para planchar que se rompieron, comprar un enchufe para la pieza y cambiarlo, crear un horario para organizar a mi familia, etc.

Lo que me pasaba es que cuando hacia una de estas dos tareas, la otra se colapsaba y me costaba hacerla, eso a la larga me produce un notable retraso (a veces me dan ganas de hacer todas las finitas y así tendría la pista despejada para hacer mi rutina).
Y eso pues lago, ese es mi problema, gracias por tu atención, saludos.
PD: hermosa formula has puesto arriba ��

Antes de nada, diferenciemos dos cosas: (1) las tareas finitas son aquellas que tienen fin (ex: algo no finito es “hacer deporte”). Casi casi, puedo afirmar que si alguna tarea no es finita, entonces es que no está bien todavía definida (puedes hacerlas finitas reformulando lo que necesitas como “40 min de deporte”, “correr 8km”, etc.). (2) Las tareas que se repite (finitas o no), son tareas periódicas (pero nada que ver con finitas o infinitas).

Tu problema gira en torno a la percepción de valor de las tareas. Supongo que como toda persona que intenta organizarse caes en la tentación de hacer las tareas fáciles porque te quitas cosas de encima y cuántas menos tareas queden, más fácil es organizarse. Sin embargo la forma más productiva de atacar el problema no es haciendo todo, sino descartando mucho. Efectivamente, hay tareas cortas pero que aportan 0 o muy poco. En esos casos, es más importante no hacerlas y pasar a las tareas periódicas. Si hacer deporte por ejemplo es algo que te has autoimpuesto pero que no te motiva, intenta recrear el razonamiento que te llevó a instaurar esa tarea. Libra ahí la batalla y e intenta huir de las tareas fáciles pero de valor nulo.

Empecé a hacer una pequeña lista de tareas en las mañanas a base de todo el proyecto que tengo y me ha resultado muy bien resolverla durante el día, aunque falle por poco al fin del día :] también el tener una nueva gran motivación de fondo, muchas gracias por el consejo del valor de las cosas, lo consideraré profundamente jej saludos que estés bien master!!

Hola Iago Fraga, buscando el famoso cuadro de lo urgente v/s lo importante encontré tu Blog, como tengo Déficit Atencional diagnosticado, leí solo algunas opiniones (las primeras) y comparto y suscribo lo escrito por los demás lectores de tu artículo. Tenía la matriz, pero vital es saber las diferencias de cada tarea, si no, colocamos todo en lo urgente (yo hacía eso). Tu texto es del 2012 creo, súper vigente por supuesto, pero ¿has podido actualizarlo. pregunto en el sentido de sumar situaciones que ayuden o herramientas tecnológicas, personalmente estoy implementando la matriz y tu orientación a Evernote.
Reitero mis felicitaciones por el artículo y lo voy a compartir con mi hija que está por salir de la educación secundaria y entrara a la Universidad.

Hago revisiones puntuales en artículos antiguos (especialmente en los más visitados, y este es uno de ellos) pero, a decir verdad, una gran parte de lo que publico en este blog es atemporal o cambia muy muy poquito con el tiempo (sobre todo las definiciones y artículos descriptivos).

En cuanto a la matriz de EisenHower yo personalmente la desrecomiendo pero lo que sí mantengo vigente constantemente son “mis recomendaciones sobre cómo organizarse” que empiezan con la guía inicial (http://www.tecnicasdeorganizacion.com/guia-como-organizarme/ ).

Espero que esto te aclare la diferencia entre los conceptos de productividad de base (practicamente atemporales) con las recomendaciones que doy (que evolucionan con el tiempo según las herramientas disponibles).

Hola .Lago. que gran y excelente es lo que haces continua así.
me gustaría saber si. tendrás un tema relacionado con el miedo escénico, en mi caso pánico.

Hola Rosmery y gracias por el comentario. La verdad es que no. Como curiosidad, he de admitir que soy un apasionado del teatro y que me he pasado un buen número de años en los escenarios (¡unos 14!) pero sobre el miedo escénico no he escrito nada en este blog ni está previsto porque no encaja mucho con la temática desgraciadamente. ¿Seguro que no hay otros blogs más adaptados que hablen sobre el tema?

¡Excelente explicación! Me ayuda en la toma de decisiones en el trabajo.
Muy fácil de entender la diferencia.
Saludos.

Me alegro Rubén ��

Un saludo y ¡bienvenido!

La importancia se puede medir, aunque sea más compleja. Basta calcular el impacto de las consecuencias. Este se calcula determinando todas las consecuencias (positivas y negativas) y multiplicándolas por un factor de utilidad que unifique la magnitud de medida de las consecuencias. Una vez hecho eso, se pueden compensar las positivas con las negativas de una misma actividad y comparar los resultados con las consecuencias o impacto de otras actividades o tareas.

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